Help! Ik ben gevraagd als fotograaf voor een evenement, wat nu?

Gefeliciteerd! Je bent gevraagd als fotograaf. Dat is natuurlijk geweldig nieuws, maar hoe gaat het precies verder? Om zonder problemen jouw eerste opdracht te kunnen beginnen hebben we de belangrijkste punten in dit artikel vermeld.  

Overleg met opdrachtgever

Een opdracht begint altijd met goed contact en duidelijke afspraken. Er zijn diverse soorten opdrachten. Ten eerste een waarin je als fotograaf de vrijheid hebt om op jouw manier het evenement vast te leggen en ten tweede een waarin de klant al weet hoe iets eruit zal moeten zien. Sommige (grotere) bedrijven beschikken over een communicatieafdeling. Deze afdeling heeft vaak invloed over het soort foto’s en welke foto’s uiteindelijk gebruikt worden. In dit geval is het lastiger om als fotograaf je creativiteit los te laten. Daarnaast krijg je dan ook te maken met de communicatieafdeling tijdens de aanlevering van de foto’s. Zij hebben o.a. invloed over het soort foto’s die er gemaakt moeten worden en de selectie.

Wat staat er in zo’n contract?

Heb je wel of niet een contract nodig? Of je een contract nodig hebt hangt af van het soort evenement. In de meeste gevallen wordt een contract wel aangeraden. Door te werken met een contract bescherm en bevestig je eigenlijk de opdracht met de klant. Mocht de klant het evenement annuleren of wanneer er iets tijdens het evenement gebeurt, dan heb je altijd alles zwart op wit om op terug te kunnen vallen. Daarnaast is het voor beide partijen fijner om alles concreet te hebben. Wat komt er precies terug in zo’n contract?  

Prijs en betaling – Aan iedere opdracht zal uiteindelijk een prijskaartje hangen. De tarieven bepaal jij, hoewel er vaak wel te onderhandelen valt. Veel fotografen werken met pakketten. Daaruit blijkt snel dat wanneer je de fotograaf dus voor een langere periode inhuurt voor meer foto’s, de prijs relatief goedkoper is dan het inhuren voor een uurtje. Bespreek ook de prijs voor mogelijke overuren. Verder is het ook slim om de betalingstermijn te vermelden, want zeker zakelijke klanten betalen minder snel dan particulieren. 

Werktijden –  Spreek van tevoren af hoeveel uren je wordt verwacht te werken en wanneer er tijd is voor een pauze. 

Reis en verblijf – In sommige gevallen komen er reiskosten of verblijfskosten bij kijken. Denk bijvoorbeeld aan trouwdagen of evenementen in het buitenland (of een verre plek in Nederland). Ook dit wordt helder vermeld. 

Model release – Mochten er mensen in de foto’s komen, dan is het altijd aan te raden om een deze modellen een model release te laten ondertekenen. Dat is afzonderlijk contract tussen de fotograaf en de modellen. Benieuwd of jij een model release nodig hebt? Lees hier onze blog over het gebruik van een model en property release.

Aanlevering – Een ander belangrijk onderdeel is de aanlevering. Voordat beide partijen het contract ondertekenen, staat er duidelijk in het contract vermeld hoe de foto’s worden aangeleverd. Daarnaast wordt er vermeld of de foto’s bewerkt worden en wat er precies bewerkt wordt. Vervolgens kunnen foto’s via USB, het internet of geprint zoals een fotoboek of losse foto’s worden geleverd. In de meeste gevallen maak jij als fotograaf een selectie van foto’s, maar mocht je zoals eerder beschreven met de communicatieafdeling van een bedrijf te maken hebben. Dan kan het zijn dat zij die selecties doen. 

Bezoek de locatie vooraf

Voordat de dag aanbreekt van het evenement doe je er goed aan de locatie in alle rust te hebben bekeken. Op die manier kun je alvast uitmaken hoe het licht valt en welke plekken fotogeniek zijn. Daarnaast heb je meer inzicht over de belichting. Is er te weinig licht? Dan is er nog altijd tijd om dit met de evenement planner te overleggen of om na te denken over het gebruik van een flits. 

Houd de weersverwachting in de gaten

Naast de omgeving moet je natuurlijk goed het weer in de gaten houden. In sommige gevallen is het evenement binnen. Ook dan is de weersverwachting van belang. Denk aan de hoeveelheid licht dat van buiten naar binnen komt of de effecten van een bewolkte dag. 

Ga goed voorbereid op pad

Het allerbelangrijkste is dat je natuurlijk ongestoord bezig kunt zijn met fotograferen tijdens het evenement. Je neemt daarom sowieso volle accu’s mee en lege geheugenkaarten met voldoende opslag. Tijdens een evenement schiet je al snel 500 – 1000 foto’s, afhankelijk van het soort evenement en de duur. Daarnaast kan het ook best zwaar zijn om de camera de gehele dag om je nek te hebben hangen. Gelukkig zijn er diverse alternatieven voor de standaard camerariem die mee wordt geleverd bij de camera. 

Cameraschouderriem – Het handige aan de schouderriem is dat de camera niet steeds aan je nek blijft trekken en het geeft je daarnaast iets meer bewegingsvrijheid.

Handgrip – Met een handgrip zorg je ervoor dat je minder snel kramp in je hand krijgt. Daarnaast houdt het vaak fijner vast, dan de body van de camera. Het plezier van een handgrip zal zeker tijdens lange dagen blijken.

Naast de bovengenoemde punten kan het ook handig zijn om meerdere lenzen mee te nemen. Het fijne daarvan is, dat je het evenement letterlijk vanuit verschillende (beeld)hoeken kunt laten zien. Daarnaast kun je gemakkelijker afwisselen tussen overzichtsfoto’s zoals je dat met een 18mm zou kunnen en portretten (55mm). Ook zoomlenzen kunnen goed te pas komen, aangezien je dan meer kans hebt op candid foto’s. Candids zijn foto’s van het moment, waarbij de mensen zich niet bewust zijn van het feit dat er een foto gemaakt is. Dat maakt het ideaal om de sfeer van het evenement vast te kunnen leggen. Daarnaast kun je door af te wisselen tussen details, portretten, candids en overzichtsfoto’s een mooi totaalplaatje creëren van het evenement. Een handige manier om je lenzen gemakkelijk mee te nemen is een lensriem.